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燕山大学审计业务档案管理实施细则(试行)
2022-09-01 14:57  

第一章  总  则

第一条 为规范学校审计档案管理工作,保证审计档案质量,有效保护和利用档案,根据《审计机关审计档案管理规定》《第2308号内部审计具体准则——审计档案工作》《燕山大学档案管理办法(试行)》和《燕山大学内部审计工作规定》等文件规定,结合学校审计工作实际,制定本细则。

第二条 本细则所称审计业务档案,是指审计处和审计人员在审计实施过程中形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态记录材料及不同形式的历史记录,主要包括财务审计档案、经济责任审计档案、基建修缮工程审计档案、审计调查等内容资料,是学校档案的重要组成部分。

第三条 本细则适用于审计处、审计人员及其所从事的内部审计活动。外部审计机构或人员接受学校委托、聘用,承办或者参与学校内部审计项目,应当遵守本细则。

第二章  一般原则

第四条 审计人员在审计实施结束后,应当及时收集审计档案材料,按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。

第五条 审计档案实行“谁审计谁立卷”“审结卷成”“定期归档”的责任制度。立卷归档工作应列入项目审计计划,由审计组指定专人负责文件材料的收集、整理和立卷工作,做到边审计、边收集整理,审结卷成。

第六条 审计档案质量的基本要求是:审计档案材料应当真实、完整、有效、规范,并做到遵循档案材料的形成规律和特点,保持档案材料之间的有机联系,区别档案材料的重要程度,便于保管和利用。

第七条 审计业务档案管理工作在业务上接受省审计厅内部审计监督机构、省教育厅内部审计机构和学校档案馆的指导和监督。

第八条 内部审计项目负责人应当对审计档案的质量负主要责任。审计处设兼职档案管理员一名,负责对审计档案归总、集中编目并移交等工作。

第三章  审计业务档案

第九条 审计业务档案质量的基本要求是:审计业务档案材料应当真实、完整、有效、规范,并做到遵循档案材料的形成规律和特点,保持档案材料之间的有机联系,区别档案材料的重要程度,便于保管和利用。

第十条 审计业务档案立卷时,应当遵循按项目组卷、按性质分类、按单元排列原则。审计人员应当按审计项目立卷,不同审计项目不得合并立卷。跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷。

第十一条 应归入审计业务档案的文件材料分类:

(一)立项性文件材料,如审计通知书、审计项目委托协议书等;

(二)证明性文件材料,如审计证据,审计工作底稿等;

(三)结论性文件材料,如审计报告、审计移送处理书等;

(四)其他备查文件材料。

第十二条 审计业务档案中各类性质文件材料的排列要求:

(一)立项性文件材料,各组材料按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列;

(二)证明性文件材料,各组材料按项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列;

(三)结论性文件材料,各组材料按其重要程度予以排列;

(四)其它备查材料,各组材料按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。

第十三条 审计业务档案内每组材料内部的排列要求:

(一)正件在前,附件在后;

(二)定稿在前,修改稿在后;

(三)批复在前,请示在后;

(四)批示在前,报告在后;

(五)重要文件在前,次要文件在后;

(六)汇总性文件在前,原始性文件在后。

第十四条 各类审计项目应归档的材料清单:

(一)经济责任审计项目:

1. 审计业务委托书;

2. 审计通知书;

3. 审计工作底稿和调查记录;

4. 审计报告;

5. 整改情况报告;

6. 其他有关材料。

(二)工程类审计项目:

1. 审计业务委托书;

2. 工程项目审计送审表;

3. 审计报告;

4. 其他相关资料。

(三)财务及专项审计项目:

1. 审计业务委托书;

2. 审计通知书;

3. 审计工作底稿和调查记录

4. 审计报告;

5. 整改情况报告;

6. 其他有关材料。

第十五条 行政档案按照文件或事项归类,分年度归集为审计档案。文件印发或事项完结后按照学校的规定及时归档。应归入行政档案的文件材料清单:

(一)学校审计工作的规章制度、年度计划、工作总结、请示批复、获奖文件证书、统计报表等材料;

(二)审计处的内部管理规章制度、重要会议纪要等材料;

(三)其他应归入行政档案的文件材料。

第四章  审计业务档案的保管和利用

第十六条 立卷人完成审计业务档案归类整理,经审计项目负责人审核、档案管理人员检查后,审计处兼职档案员按照学校规定,负责整理组卷,编排页号或件号,填写移交文件目录,在规定时间向学校档案馆移交,随用随调。

第十七条 审计档案的归档及保管期限按档案馆档案管理相关期限执行。

第十八条 审计处强化电子审计档案管理,确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。审计工作中形成的具有保存价值的电子审计业务资料,应当采用有效的存储格式和存储介质保存,建立健全防篡改机制,确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。

第十九条  审计业务档案借用、查阅,一般限定在审计处,审计处以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审计业务档案或者要求出具审计业务档案证明的,应经审计处主要负责人或分管审计工作校领导审批,国家有关部门依法进行查阅的除外。

第二十条 损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的,由学校依照有关规定追究相关人员的责任;构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。

第五章  附  则

第二十一条 本细则自发布之日起施行。

第二十二条 本细则由审计处负责解释。

 

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